• 10 °C
    Погода в Бресте

    10 °C

  • 2.552
    Курс валюты в Бресте
    USD2.552
    EURO2.7734
    100 RUB3.3821

Преимущества системы электронного документооборота

64 09.09.2014 15:36

О том, что нужно давно было перейти на системы электронного документооборота (ЭД) вместо бумажного делопроизводства, говорят давно. Тем не менее, еще не везде произошли эти изменения. Система электронного документооборота на самом деле имеет огромные преимущества, перечисление которых должно помочь в понимании реальной пользы от его использования.

В первую очередь преимущество заключается в заметном повышении эффективности работы компании в целом. Ведь теперь для поиска необходимых документов и различной информации необходимо затрачивать значительно меньше времени, нежели это происходит с бумажными носителями. Доступ к электронному хранилищу можно получить практически с любого компьютера, находящегося не только в пределах организации, но и в другом городе и даже в другой стране. Более того, работать с электронным документом можно с помощью современных мобильных устройств и веб-приложений, для этого достаточно хранить их в облаке. Таким образом, сотрудники и прочие лица, имеющие доступ к базе данных, могут работать с ней удаленно, это значительно повышает мобильность работников и исключает их привязанность к рабочему месту.

Электронная система позволяет быстро и легко упорядочить и систематизировать всю входящую и исходящую документацию, а также полностью исключить ведение бумажного архива, что позволяет экономить на заработной плате архивариусов, на выделении архивного помещения и его оборудовании для надлежащего хранения бумажных носителей.

Система ЭД позволяет получать мгновенный доступ к актуальным документам. Так можно решить проблему актуальности документооборота, ведь даже при наличии нескольких версий документа, можно произвести поиск нужного варианта и работать с ним.

Кроме того уменьшаются ошибки, связанные с человеческим фактором, для этого достаточно правильно организовать документооборот в электронном виде. Система электронного документооборота позволяет найти необходимый документ в течение нескольких секунд, тогда как при бумажном делопроизводстве поиск может продолжаться на протяжении нескольких часов.

При использовании электронных систем документооборота благодаря автоматизации происходит увеличение производительности работы сотрудников. Кроме того, наблюдается снижение издержек на различные расходные материалы и почтовые услуги, которые необходимы для поддержания бумажного документооборота (принтеры, сканеры, канцелярские товары, марки, конверты и т.д.).

Важным преимуществом послужит улучшение взаимодействия департаментов и отделов. Ведь внедрение подобных систем значительным образом способно облегчить обмен информацией и разрушить барьер между подразделениями. А это служит одним из самых важных условий в быстрой и эффективной работе.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.